Un contrôle de la CNIL peut frapper à tout moment. Et s’il est peu ou mal préparé, ses conséquences peuvent s’avérer néfastes pour la santé financière et la réputation de l’organisme confronté. Pour évite la mise en demeure ou toute autre sanction, il est ainsi fortement conseillé d’anticiper cette éventualité. Mais comment ? On vous explique !
Rappel : pourquoi et comment s’effectue un contrôle de la CNIL ?
A la suite d’une plainte, d’un signalement, ou simplement du fait de sa propre initiative, la CNIL est habilitée à effectuer des contrôles sur toute entité traitant des données personnelles dans le cadre des activités de l’un de ses établissements sur le territoire français, que le traitement ait lieu ou non en France ou lorsque le traitement mis en œuvre concerne des personnes résidant en France, que l’organisme soit ou non situé en France. Cette batterie de test permet de vérifier que les organismes confrontés respectent bien les obligations édictées par le RGPD.
Lire aussi : RGPD : quelles obligations s’appliquent à qui ?
Dans cette optique, la CNIL peut effectuer 4 types de contrôle :
- Le contrôle sur place : une délégation de la CNIL se rend dans les locaux du responsable de traitement ou du sous-traitant afin de réaliser une enquête portant sur la gestion des données personnelles.
- L’audition sur convocation : les représentants de l’organisme concerné sont convoqués dans les locaux de la CNIL afin de répondre à des questions à propos des traitements contrôlés. Ils sont également tenus de donner un accès aux ressources informatiques de l’entité.
- Le contrôle en ligne : les agents de la CNIL effectuent des vérifications à distance, en consultant les données de l’organisme accessibles en ligne.
- Le contrôle sur pièces : la CNIL envoie un questionnaire à l’entité auditée afin d’évaluer la conformité des traitements mis en œuvre. L’organisme concerné par le contrôle est également tenu de justifier ses affirmations en ajoutant au questionnaire tous les documents pouvant faire office de preuves.
Ainsi, quel que soit le moyen de contrôle choisi par la CNIL, il est important de se préparer avec sérieux à chaque éventualité.
Contrôle de la CNIL : les bonnes pratiques pour éviter les sanctions
Se référer au programme annuel de contrôle de la CNIL
Chaque année, la CNIL publie un programme de contrôle annuel indiquant les secteurs et les sujets prioritaires des inspections à venir. Prendre en compte ces recommandations et les intégrer en priorité au plan de mise en conformité permet donc de limiter les erreurs sur ces thématiques de contrôle fréquentes. En 2023, ces recommandations portent notamment sur la gestion des dossiers de santé, les incidents de crédit aux particuliers et les applications mobiles.
Rédiger une procédure de gestion des contrôles
L’élaboration d’une procédure de gestion des contrôles est essentielle pour se préparer à une inspection de la CNIL. Non seulement elle permet à l’organisme concerné d’aborder plus sereinement la vérification, mais c’est également une obligation édictée par l’instance de contrôle. Pour être effectif, la procédure doit être facilement accessible et compréhensible par les équipes, notamment si le DPO (délégué à la protection des données) ne peut pas assister au contrôle.
Bon à savoir : dans la mesure du possible, il est préconisé que le DPO soit présent lors de la visite de contrôle. En tant que responsable en matière de conformité, celui-ci peut en effet clarifier et mettre en valeur les mesures prises pour respecter la législation en vigueur.
Identifier et sensibiliser les personnes impliquées
Il est également primordial d’identifier les personnes susceptibles d’être impliquées ou interrogées lors de l’inspection, et de les préparer à cette éventualité. Si le contrôle arrive, chaque membre du personnel doit ainsi pouvoir répondre avec clarté aux questions qui pourront lui être posées. De plus, toutes les sessions de formation nécessaires pour parvenir à ce résultat doivent être documentées et intégrées à la procédure de gestion du contrôle. En effet, ces mesures organisationnelles contribuent elles aussi à prouver la conformité de l’entité.
Tenir sa documentation à jour
Pour prouver sa conformité, un organisme audité doit pouvoir justifier chacun de ses traitements de données à caractère personnel, et ce, quelle que soit la nature du contrôle. Afin d’éviter les sanctions, chaque entité est ainsi tenue de documenter sa conformité et de la maintenir à jour.
Lors du contrôle, l’organisation doit être en mesure de fournir à la CNIL :
- Le registre de traitement mis à jour ;
- Le registre des violations ;
- Les politiques de confidentialité ;
- Les politiques de durée de conservation ;
- Un bilan annuel qui récapitule les opérations terminées et les nouvelles mesures envisagées pour couvrir les risques ;
- La doctrine interne relative à la gestion des données personnelles.
Lire aussi : Registre de traitement : que doit-il contenir ?
Se faire accompagner par des professionnels
Préparer un contrôle, mais surtout assurer la conformité de son organisme sur le long terme nécessite une organisation pointilleuse et des compétences multiples à la fois techniques, organisationnelles et juridiques. C’est pourquoi, pour s’assurer de rester conforme, il est parfois nécessaire de s’entourer de professionnels, alertes à propos des dernières obligations édictées par le RGPD. Qu’il soit total – par exemple en externalisant le DPO – ou partiel, cet accompagnement s’avère bien souvent nécessaire pour les organismes peu matures en matière de conformité.
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