La transformation numérique des entreprises s’appuie sur la digitalisation mais se lit aussi à travers des prismes multiples : les hommes, l’engagement social et sociétal des entreprises, l’environnement…
Des nouvelles technologies, véritables pépites d’innovation, voient le jour pour accompagner cette transition. Rencontre et entretien avec Raynald Wauters, fondateur d’eMANA.
eMANA – « Electronic Man Assistant », est une solution de gestion des mails intelligente lancée en 2013.
Le constat de départ ? La gestion d’une boîte mails est devenue une tâche à part entière, nuisant à la productivité des équipes et à l’environnement.
L’objectif ?
- Réduire la pollution numérique (en termes de CO2)
- Améliorer la qualité de vie au travail (en réduisant la charge mentale)
- Optimiser le travail collaboratif
Comment se mesure l’ampleur de la pollution numérique générée par une organisation ou une personne ?
Il s’agit clairement d’une problématique contemporaine sur laquelle les entreprises avancent à tâtons : le poids de la pollution numérique reste difficilement quantifiable, malgré les avancées dans le domaine. En parallèle de notre outil de gestion des mails, nous développons actuellement une calculette CO2 en lien avec l’ADEME pour pallier cette difficulté. Néanmoins, nous savons que la pollution numérique liée aux mails est colossale : un mail d’un poids d’1 mégaoctet génère près de 20g de CO2 : admettons qu’un salarié envoie environ 60 mails par jour et en reçoit une trentaine, cela équivaut en termes de pollution à 14 aller-retour Paris-New York pour une entreprise de 100 personnes (source ademe).
Dans ce cas, comment agissez-vous sur la pollution numérique ?
Nous agissons principalement sur la circulation et le stockage des mails. Tout le business d’une entreprise réside dans ses mails : « plus j’ai de mails, plus j’ai du business ». Entre les mails « tasks » (qui indiquent une tâche à accomplir) et les mails « infos », il est tentant de communiquer à outrance impactant alors inutilement l’environnement. L’intelligence artificielle intégrée à eMANA permet de trier les mails selon l’ordre d’importance afin d’éviter des transferts inutiles ainsi qu’une charge mentale trop importante pour le salarié.
Avec eMANA, on agit également sur le stockage des mails et sur la localisation du document. Un PDF d’1 mégaoctet au départ va finalement peser 10 mégaoctets puis 200 mégaoctets car tout le monde va l’envoyer, le copier etc. Le poids numérique va donc être multiplié. eMANA permet de stocker le document une seule fois grâce à sa technologie de recherche de documents.
Les entreprises et les salariés sont-ils sensibilisés ?
De manière générale, il y a tout de même une méconnaissance du sujet. Néanmoins, on note un début de prise de conscience. Jusque-là ce n’était pas une préoccupation majeure sauf si un coût était lié à la consommation.
Pour sensibiliser les entreprises, il est important de former les collaborateurs aux bonnes pratiques (nettoyer régulièrement sa boite mail etc…). Cependant le système actuel des mails répond dorénavant à des algorithmes complexes : comment mettre en place des bonnes habitudes lorsqu’on a en face de soi un algorithme qu’il faudrait supposément « contrer » ? C’est impossible, il faut donc aller plus loin. Face à un algorithme, il faut mettre un autre algorithme. C’est la mission d’eMANA qui agit comme l’assistant du collaborateur en traitant les mails à sa place.
