Le Règlement Général sur la Protection des Données, dit RGPD, concerne toute organisation située sur le territoire de l’Union Européenne ou qui traite de données à caractère personnel relatives à des citoyens européens. Pour se mettre en conformité vis-à-vis du RGPD, la première étape consiste à réaliser un audit des pratiques de l’organisation.
Qu’est-ce qu’un audit RGPD ? A quoi sert-il ? Pourquoi l’audit est-il indispensable dans un projet de mise en conformité RGPD ?… Toutes les réponses dans cet article !
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Audit RGPD : qu’est-ce que c’est ? [Définition]
L’audit RGPD consiste à réaliser un état des lieux des pratiques de l’organisation en matière de gestion des données personnelles. Il vise à s’assurer de la conformité de l’organisation vis-à-vis de la réglementation, et d’identifier les manquements.
En somme, l’audit RGPD a pour objectif de :
- Analyser les écarts entre la gestion des données de l’organisation et les obligations imposées par le RGPD ;
- Détecter les zones de risque les plus préjudiciables pour l’organisation ;
- Prioriser les chantiers de remédiation, afin de corriger les non-conformités ;
- Etablir un plan d’action de mise en conformité RGPD.
Par ricochet, l’audit RGPD permet donc de se prémunir d’éventuelles sanctions infligées par la CNIL. Mais il ne s’agit pas là de la seule bonne raison d’effectuer un audit. En effet, la mise en conformité RGPD recouvre des enjeux légaux, mais aussi commerciaux, économiques, réputationnels…
5 bonnes raisons de réaliser un audit RGPD
1. Identifier les enjeux de votre organisation
L’audit RGPD vous permettra en premier lieu d’identifier les enjeux de votre organisation en matière de conformité RGPD. En fonction de votre secteur d’activité, la protection des données personnelles gérées par votre organisation ne recouvre pas la même importance stratégique.
- Les établissements de santé, les infrastructures financières et les collectivités traitent par exemple de données sensibles. Une fuite de données engendrée par une mauvaise protection des données engendrerait alors des impacts sociétaux majeurs.
- En cas d’incident lié à un manque de protection des données à caractère personnel, les acteurs de la sécurité ou les entreprises qui traitent de données des consommateurs risquent quant à eux de perdre la confiance de leurs clients, voire des parts de marché.
Dans la mesure où l’audit RGPD permet de détecter les zones de risque en matière de conformité, il vous sera très utile pour identifier les enjeux de votre organisation, de sorte à éviter tout incident susceptible d’impacter votre business.
2. Interroger vos pratiques de manière neutre et objective
Se mettre en conformité RGPD nécessite des compétences juridiques, techniques et organisationnelles pointues. Dès lors, il n’est pas rare de commettre des erreurs et d’être non-conforme alors même que vous pensez avoir mis en place toutes les mesures nécessaires pour respecter le RGPD.
L’audit permet alors d’interroger les pratiques actuelles de gestion des données personnelles avec une grille de lecture référente. Ainsi, vous faites le point sur l’état réel de vos traitements et évitez de passer à côté d’une non-conformité.
Bon à savoir : pour que l’audit RGPD soit le plus fiable possible, mieux vaut se tourner vers un expert du RGPD. Il saura réaliser un état des lieux neutre et objectif et vous fera profiter de son regard affûté en matière de conformité RGPD.
3. Evaluer votre niveau de conformité actuel
Si cela semble évident, il est toujours utile de le rappeler : l’audit RGPD vous permettra d’évaluer votre niveau de conformité au RGPD. De nombreuses organisations ont mené des projets de conformité lors de la mise en application du RGPD (mai 2018) et pensent aujourd’hui être conformes, mais :
- Comme son nom l’indique, le RGPD est un Règlement Général. Il est donc parfois difficile de comprendre son application spécifique, pour chaque type d’organisation. Le risque relève ici d’une mauvaise compréhension des principes généraux du RGPD, qui impliquerait une non-conformité.
- La conformité est une démarche continue. Une organisation conforme en 2018 ne l’est peut-être plus en 2023, du fait de l’évolution des technologies ou de ses activités (et donc, de ses traitements de données personnelles), par exemple.
Ainsi, l’audit RGPD permet de disposer d’une évaluation de votre conformité RGPD à l’instant T, afin de savoir où vous en êtes aujourd’hui.
4. Evaluer le niveau de conformité de votre écosystème
Le transfert de données à caractère personnel à des tiers (filiales, fournisseurs, sous-traitants…) est encadré par l’article 28 du RGPD. En plus de faire le point sur vos pratiques internes, l’audit RGPD vous permettra d’évaluer le niveau de conformité de votre écosystème, afin de vérifier que vos partenaires respectent leurs obligations. Dans le cas contraire, vos traitements de données seraient considérés comme non-conformes.
5. Etablir un plan d’action de mise en conformité
Un audit RGPD bien mené ne se termine pas une fois le niveau de conformité évalué. Le plus important consiste à corriger les points de non-conformité.
L’audit vous permettra alors d’établir un plan d’action de remédiation, en fonction des priorités de votre organisation et en adéquation avec vos enjeux (et les risques associés).
Audit RGPD : comment faire ?
L’une des bonnes pratiques pour réaliser un audit RGPD consiste à se faire accompagner par un expert, doté de compétences à la fois juridiques, techniques et organisationnelles. Il vous sera d’une aide précieuse pour comprendre la base juridique sur laquelle se fonde votre traitement, évaluer vos mesures de sécurité pour protéger les données à caractère personnel et piloter les actions de mise en conformité. Vous pourrez ainsi vous appuyer sur une méthodologie logique et pragmatique, adaptée à vos enjeux spécifiques.
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