ORECA : mise en conformité RGPD

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Découvrez comment les experts conformités de Netsystem accompagnent ORECA dans leur programme de mise en conformité au RGPD.

Contexte et objectifs

ORECA est une écurie de course automobile française privée, fondée en 1972. L’activité d’ORECA intègre plusieurs métiers : la compétition, l’ingénierie automobile, la préparation moteur, l’organisation d’événements sportifs et de stages de pilotage, la vente d’équipements et d’accessoires pour la compétition automobile et la vente e-commerce dédié au sport.

L’importance croissante du numérique et la complexité du e-commerce, ainsi que des clients de plus en plus exigeants, ont poussé la direction d’ORECA à accroitre sa démarche de sécurisation et de protection des données et à se faire accompagner dans la mise en conformité au Règlement Général sur la Protection des Données.

Business challenge

Pour une structure aussi diversifiée qu’ORECA, engagée dans des activités aussi bien techniques que commerciales (e-commerce, événementiel, ingénierie, compétition…), les challenges d’un programme de mise en conformité RGPD sont multiples :

1. Cartographier les traitements de données dans un environnement complexe

ORECA opère sur plusieurs métiers (BtoB et BtoC), ce qui implique :

Des traitements de données clients (boutique en ligne, événements…),
Des traitements RH (collaborateurs, stagiaires…),
Des flux entre systèmes hétérogènes (ERP, CRM, plateformes e-commerce, …).

👉 Challenges : établir une cartographie exhaustive et dynamique des données personnelles traitées et s’assurer d’une hygiène cyber solide et documentée (journalisation, DLP, MFA, tests…).

2. Garantir les droits des personnes concernées

La conformité RGPD suppose :

La capacité à informer, donner accès, rectifier, supprimer les données à la demande,
La gestion des consentements,
Un processus fluide pour le traitement des demandes d’exercice de droits.

👉 Challenge : mettre en place des processus opérationnels clairement formalisés.

3. Encadrer les sous-traitants et partenaires

ORECA travaille avec de nombreux clients et prestataires.
Le RGPD impose :

Des clauses contractuelles spécifiques (Data Protection Agreement),
Des vérifications de conformité des prestataires critiques (audit),
De mettre en place des garanties appropriées pour les éventuels transferts de données hors de l’Union Européenne non couverts par une décision d’adéquation

👉 Challenge : Vérifier et mettre en place les clauses contractuelles de sous-traitance, s’assurer de la conformité RGPD des prestataires et encadrer les transferts de données hors UE.

4. Sensibiliser les équipes et instaurer une culture conformité

La mise en conformité RGPD demande une gouvernance efficace ainsi qu’une formation des collaborateurs.

Il faut :

Former les collaborateurs aux bonnes pratiques de traitement des données,
Mettre en place une gouvernance claire,
Instaurer un pilotage régulier de la conformité.

👉 Challenge : embarquer les équipes dans une dynamique de protection des données au quotidien.

5. Maintenir la conformité dans la durée

La conformité n’est pas un projet ponctuel mais un travail continu :

Évolution des traitements, nouvelles fonctionnalités, nouveaux partenaires, nouveaux risques…
Besoin de faire vivre les registres, réviser les politiques, tester les procédures…

👉 Challenge : assurer un pilotage de long terme, outillé et pragmatique.

Réponse et méthode

Durée du projet :

Mission de mise en conformité RGPD et DPO externalisé depuis 4 ans.

Actions :

Cartographie et mise à jour de l’ensemble des traitements de données au sein d’un registre
Mise en conformité des traitements de données identifiées et des sites internets
Production des procédures RGPD et des politiques de confidentialité
Encadrement contractuel des responsabilités RGPD
Conformité des nouveaux projets (Privacy by design)

Facteurs clés de succès