DPO externalisé : quels avantages ?

Obligatoire depuis mai 2018 pour l’ensemble des organismes publics et plusieurs types d’entités privées, le DPO (Data Protection Officer) est la personne de référence qui œuvre pour assurer la conformité d’une organisation vis-à-vis du RGPD. S’il peut être interne à l’organisme, de nombreuses organisations préfèrent externaliser cette fonction pour assurer au mieux la protection de leurs données. Mais alors, quels sont les avantages différenciants d’un DPO externalisé ?

DPO externalisé : un coordinateur externe au service de la conformité

Contrairement à un DPO internalisé – qui est un salarié de l’organisation – un DPO externalisé s’apparente à un prestataire, au service de l’organisme par lequel il est missionné.

Dans ce cadre, il est chargé de :

• Contrôler la mise en œuvre de la conformité RGPD : c’est la principale mission d’un DPO, qu’il soit interne ou externe à l’organisation. Sa fonction vise à coordonner les mesures à prendre pour respecter le RGPD, en protégeant les données à caractère personnel traitées par l’organisation.
• Piloter la sensibilisation et la formation des membres de l’organisme : en matière de protection des données, la demi-mesure est impossible. Chaque membre de l’organisation participant aux opérations de traitement des données doit donc être formé et sensibilisé aux principes du RGPD. Le DPO externalisé doit ainsi s’assurer que le Responsable de traitement réalise des ateliers de sensibilisation. Il peut bien sûr les animer lui-même mais cela ne relève pas de ses missions et responsabilités.
• Collaborer avec la CNIL : point de contact entre un organisme et l’institution référente en matière de protection des données, un DPO externalisé collabore avec la CNIL pour assurer la conformité de l’entité. Pour cela, il est obligatoire de désigner le DPO en ligne sur le site de l’autorité référente.

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DPO externalisé : des bénéfices multiples

En tant que prestataire indépendant et expert, un DPO externalisé présente divers atouts pour les entités, tenues d’assurer et de prouver leur mise en conformité RGPD.

Une expertise pluridisciplinaire

Habitué et formé à traiter quotidiennement les enjeux liés au respect de la protection des données dans différentes structures, un DPO externalisé cumule des expériences et des compétences pointues. Vous pouvez ainsi vous appuyer sur une triple expertise, nécessaire à la conformité RGPD :

• Juridique : pour répondre aux obligations édictées par le RGPD, un DPO externalisé dispose généralement d’un bagage juridique conséquent. Il est ainsi capable de rédiger et maitriser les clauses de partage des données ou encore, d’assurer de la veille.
• Technique : connaissance en sécurité des systèmes d’informations, maitrise du langage informatique mais aussi capacités de vulgarisation… grâce à son expérience, un DPO externalisé maîtrise les outils et process techniques nécessaires pour assurer la conformité de l’organisation.
• Organisationnelle : habitué à s’adapter à différents types de structures, un DPO externe bénéficie également de bonnes compétences organisationnelles, qui lui permettent d’encadrer la rédaction, la publication et la mise en application des procédures relatives à la protection de données.

Un coût réduit

Lorsqu’une organisation engage un DPO en interne, le coût salarial d’un poste à temps plein peut vite s’avérer conséquent. En externalisant, l’organisme ne paie que la prestation du DPO – et non un salaire régulier – tout en bénéficiant d’un service professionnel et de conseils aguerris. Cette possibilité est particulièrement avantageuse pour les TPE et PME qui n’ont pas besoin des services d’un DPO à temps plein.

Un travail impartial, sans conflit d’intérêt

En tant que prestataire, un DPO externalisé apporte un regard extérieur, neutre et objectif sur l’activité de ses clients. Contrairement à un DPO interne – qui pourrait être tenté de prioriser d’autres impératifs liés à l’organisme – un DPO externe a plus de chances de rester concentré sur l’objectif de sa fonction : la protection des données.

De plus, l’externalisation du DPO assure de répondre à l’article 38 du RGPD disposant que le DPO ne doit pas effectuer de tâches et de missions qui puissent entrer en conflit avec sa qualité de référent en matière de protection des données.

Un cadre de travail stable qui répond à l’obligation d’accountability

Défini par la CNIL, l’accountability désigne « l’obligation pour les organisations de mettre en œuvre des mécanismes et des procédures internes permettant de démontrer le respect des règles relatives à la protection des données. » Tout organisme doit ainsi agir pour la protection des données mais également pouvoir justifier des mesures mises en œuvre.

En tant que prestataire de service, un DPO externe à l’organisation se doit d’assurer un suivi minutieux et régulier des mesures prises en matière de protection des données. Cette constance aide le responsable de traitement à garantir transparence et traçabilité envers les autorités.

Dposystem : le DPO externalisé qui répond à tous vos critères

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• Lire aussi : Audit RGPD : 5 bonnes raisons d’auditer votre conformité

Dans cette optique, nous assurons trois phases de déploiement :

• Une phase de lancement : cette étape englobe la désignation du DPO auprès de la CNIL, une analyse approfondie de l’audit réalisé et l’établissement d’un plan d’action avec les sujets prioritaires à traiter.
• Une phase de build : qui consiste à construire le socle de conformité le plus complet possible via l’identification des traitements, la rédaction et la diffusion des procédures, ou encore la mise en conformité du site internet.
• Une phase de run : qui assure le maintien de votre conformité sur le long terme, notamment via la mise à jour de la cartographie des traitements.

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