Bailleurs sociaux : comment aligner les systèmes d’informations sur les choix stratégiques ?

Bailleur sociaux

11.10.19

Les regroupements de bailleurs : une opportunité d’échanges de bonnes pratiques

Le secteur des bailleurs sociaux, composé de plus de 600 acteurs, se concentre progressivement, amenant les bailleurs à mettre en commun bien plus que leur patrimoine : équipes, locaux, systèmes de paie, infrastructures logicielles, … Toutes les couches de l’organisation sont concernées. Cette dynamique entre dans le champ d’application des dispositifs de la loi ELAN de 2018 qui invite les plus petits bailleurs (moins de 12 000 logements) à se regrouper pour générer des économies d’échelles, optimiser l’occupation duparc social et mieux l’adapter à la situation des locataires.

Cette orientation, au-delà de l’aspect contraignant, est une véritable opportunité : celle de faire, au sein de structures parfois bien différentes, un inventaire des meilleures pratiques pour en faire bénéficier la future nouvelle entité.

Par exemple, il peut s’agir pour un bailleur ayant mis en place des états des lieux numériques de partager avec son homologue son retour d’expérience et plus généralement de mettre les transitions énergétique et numérique au service des habitants. Une occasion de gagner en efficacité.

Un besoin d’accompagnement

Les regroupements de bailleurs opèrent d’inévitables transformations dans les systèmes d’information, nécessitant de réaligner les systèmes d’information aux choix stratégiques qui ont été faits. Le seuil des 12 000 logements concerne actuellement un peu plus de 60 % des organismes  très inégalement répartis sur les territoires qui gèrent près de la moitié du parc de logements sociaux (2,4 millions de logements). L’obligation de regroupement à l’horizon 2021 motive de nombreuses demandes d’accompagnement pour la mise en œuvre de ces transformations. La tache à accomplir est importante.

Développer une méthode rigoureuse et donner du sens aux choix qui sont faits

Il est alors indispensable d’opérer une méthode de projet prenant en compte l’ensemble des composantes de la transformation. Les systèmes d’informations sont au centre, mais il ne faut pas ignorer les aspects de ressources humaines (évolutions des postes, gestion des doublons, évolutions du métier) ou encore repérer les nouveaux leviers juridiques (ex : quelles évolutions des contrats ?).

Dans un premier temps, réaliser un audit de toutes les structures. Ensuite, définir la cible avec les clients : choisir les infrastructures, logiciels métiers, dessiner les processus métiers. En parallèle, combiner cette cible avec l’organisation future, en terme de ressources humaines. Et enfin, accompagner la conduite du changement jusqu’à la formation des équipes.Tout au long de ces étapes, il convient de tenir compte de la stratégie des acteurs, des enjeux de territoire et de patrimoine, de la préservation de la relation de proximité et s’inscrire dans une démarche qui tient compte des évolutions de la société, des modes de vie et des nouveaux besoins des habitants. Lorsque deux bailleurs sociaux se regroupent, nous avons souvent affaire à deux cultures d’entreprises et deux organisations très différentes. Il convient alors de ne pas brusquer les changements et de les accompagner en douceur, en veillant à donner du sens à tous les choix qui sont faits. 

Prenons le cas du regroupement de deux bailleurs qui seraient chacun dotés de deux ERP différents.

L’un des deux ERP, jugé plus performant, mieux adapté à l’organisation cible, plus économique, plus pérenne, sera conservé, et l’autre sera abandonné. Il est essentiel de faire comprendre ce choix et de lui donner du sens : en effet, sans explication, les équipes concernées par l’abandon de leur ERP pourraient vivre cette situation commeune absorption et non comme un regroupement. Les transformations de SI sont le signe des changements d’organisation, et doivent être explicités pour une meilleure conduite du changement.

La connaissance du monde des bailleurs sociaux est un atout indispensable pour opérer un accompagnement de qualité. Connaitre les contraintes légales, la grande diversité de situations, les enjeux du métier des bailleurs sociaux, permet de s’intégrer en douceur dans le projet de regroupement et de réaliser un accompagnement adapté au contexte.

Notre experts sur ce sujet :

Vincent Ferrara, Consultant Senior.