Depuis son entrée en application en 2018, le Règlement général sur la protection des données (RGPD) vise à unifier les procédures des organisations en matière de protection des données personnelles au sein de l’Union européenne. Parmi les obligations édictées, la formation et la sensibilisation des collaborateurs sont bien souvent reléguées au second plan. Pourtant, ces dimensions sont indispensables pour garantir la mise en conformité RGPD de toute organisation. Explications.
Rappel : qu’est-ce que le RGPD ?
Dans la continuité de la loi Informatique et Libertés, le RGPD encadre le traitement des données à caractère personnel pour tous les résidents européens.
En ce sens, il permet de répondre à trois grands enjeux :
- La consolidation des droits des personnes ;
- La responsabilisation des acteurs traitant des données à caractère personnel ;
- Le renforcement de la coopération entre les différentes autorités de contrôle.
Depuis sa mise en application, les organismes traitant des données à caractère personnel doivent ainsi s’assurer de répondre à certaines obligations en matière de protection des données.
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Une obligation légale
On a tendance à l’oublier, mais sensibiliser et former ses collaborateurs fait office d’obligation légale en matière de conformité RGPD. L’article 39 du règlement dispose ainsi que le DPO – le référent en matière de protection des données dans l’organisme – est tenu de garantir la « sensibilisation et la formation du personnel participant aux opérations de traitement ».
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Sensibiliser et former les collaborateurs est donc primordial pour répondre aux obligations édictées par le RGPD et éviter les sanctions. Mais c’est aussi un bon moyen de prouver l’implication de l’organisme en matière de conformité. Pour rappel, celui-ci est en effet tenu d’apporter les preuves qu’il contribue activement à la protection des données à caractère personnel – proposer des formations et des actions de sensibilisation aux collaborateurs est une manière de répondre à cette injonction.
Un gage de sécurité
Selon un rapport publié par Verizon, 74% des compromissions de données impliquent le facteur humain. Et pour cause : de multiples portes d’entrée – ouverture de mails piégés, mots de passe peu robustes, négligence – peuvent être imputées aux personnes, et sont les origines de la majorité des fuites ou des violations de données. Afin de prévenir les incidents plutôt que de devoir en assumer les conséquences, il est ainsi fortement recommandé de former et sensibiliser ses collaborateurs aux bonnes pratiques en matière de protection des données.
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Un investissement sur le long terme
Par ailleurs, investir dans la formation et la sensibilisation s’avère rapidement être une stratégie à la fois rentable, durable et pertinente vis-à-vis du maintien de sa conformité RGPD. En effet, une fois les principales obligations prescrites par le RGPD mises en place – telles que la création d’un registre de traitement –, il incombe également à l’organisme d’assurer l’application continue de ces mesures et leur adaptation en fonction de l’évolution de la législation. Et cette durabilité repose en grande partie sur les collaborateurs. Assurer une formation continue répond donc à un enjeu crucial pour assurer la conformité d’un organisme sur le long terme. Sans oublier que cette montée en compétences peut faire office de véritable valeur ajoutée pour l’organisation.
3 conseils pour sensibiliser et former efficacement ses collaborateurs
Conférences, formations e-learning, stages… Il existe de nombreux moyens de sensibiliser et former ses collaborateurs à la protection des données. Voici nos trois conseils pour que cet investissement soit le plus effectif possible.
#1 Former les collaborateurs dès leur arrivée : un onboarding dédié à la conformité
Bien souvent, l’onboarding d’un nouveau collaborateur correspond à une période d’écoute et de concentration particulièrement importante. Intégrer une mini-formation concernant les bonnes pratiques à appliquer en matière de conformité peut être un bon moyen de sensibiliser avec efficacité les nouveaux collaborateurs dès leur arrivée.
#2 S’appuyer sur les ressources d’e-learning de la CNIL
Parce qu’elles sont courtes, ludiques et interactives, les formations en ligne séduisent de plus en plus d’organismes dans le cadre d’actions de sensibilisation. Mais encore faut-il pouvoir s’appuyer sur les bons outils…
Pour aider les organisations à former leurs collaborateurs, la CNIL a mis en place une formation en ligne spécifiquement dédiée au RGPD. Disponible gratuitement et de manière illimitée sur une plateforme Mooc, cette formation permet à chaque utilisateur de se former à son rythme, grâce à des ressources vidéo, textuelles et des exemples de cas concrets. L’utilisateur a également la possibilité d’évaluer son niveau de progression via des quiz et des évaluations.
La formation est structurée en 4 modules généraux d’une durée moyenne de 5h :
- Le RGPD et ses notions clés ;
- Les principes de la protection des données ;
- La responsabilité des acteurs ;
- Le DPO et les outils de la conformité.
#3 Intégrer des sessions de formation avec des experts
Enfin, proposer à vos collaborateurs des temps de formation avec des experts est capital.
Ces formations présentent en effet un triple avantage :
- Elles sont réalisées par des professionnels : avoir un regard d’expert sur un sujet aussi complexe que le RGPD fait office de quasi-obligation pour les organismes souhaitant rester en conformité.
- Elles sont personnalisées : de telles formations s’adaptent au niveau de maturité de votre entreprise en matière de conformité, ce qui permet de proposer des exercices spécifiques en fonction de vos besoins.
- Elles permettent d’analyser le niveau de progression global des collaborateurs : il peut être difficile d’évaluer le niveau de progression. Des formations réalisées par des professionnels permettent de jauger avec fiabilité le nombre d’employés sensibilisés, les différences de niveau, mais aussi la courbe de progression de l’ensemble des parties prenantes.
Spécialiste de la protection des données à caractère personnel, dposystem by Netsystem vous propose un accompagnement RGPD sur-mesure. Qu’elles soient sur site ou en e-learning, nos formations sont parfaitement modulables et assurent la sensibilisation de l’ensemble de vos collaborateurs pour garantir le maintien en continu de votre conformité RGPD. Contactez-nous !
