Fer de lance de la mise en conformité, le DPO (délégué à la protection des données) est une fonction rendue obligatoire par le RGPD pour l’ensemble du secteur public et de nombreuses entités privées (plus de détails ici). Si vous envisagez d’externaliser ce DPO, il est donc essentiel de choisir le bon prestataire pour garantir la conformité de votre organisation en matière de protection des données. Pour vous aider, voici 5 critères pour bien choisir votre DPO externalisé !
Pourquoi choisir un DPO externalisé ?
Contrairement à un DPO internalisé – qui fait partie intégrante de l’organisme – un DPO externalisé fait office de prestataire au service de l’organisme pour lequel il travaille. Ce statut particulier engendre de multiples avantages tels que :
- L’assurance d’une expertise pluridisciplinaire : un DPO externalisé s’appuie sur des consultants avec des compétences bien spécifiques.
- Un coût avantageux : engager un DPO en interne peut s’avérer coûteux, notamment pour les petites et moyennes entreprises. Externaliser cette fonction permet de bénéficier d’un service professionnel à un prix abordable.
- Un travail impartial : en tant que prestataire, un DPO externe travaille selon l’intérêt de ses clients. Son regard extérieur lui permet ainsi de rester objectif dans ses recommandations.
- Une obligation d’accountability : en tant que centre de service, un DPO externalisé est tenu d’assurer un suivi minutieux et régulier de la prestation, afin que l’efficacité des mesures prises puisse être vérifiée.
Comment choisir son DPO externalisé ?
#1 S’assurer de la pluridisciplinarité de ses compétences
Pour être tout à fait efficace, un DPO externalisé doit faire preuve d’une triple expertise :
- Juridique : le DPO répond aux obligations légales imposées par le RGPD. Il doit donc être en capacité d’assurer une veille sur l’évolution de la règlementation, de rédiger des politiques et mentions d’information ou encore, de maitriser les clauses de partage des données.
- Technique : en tant que responsable de la protection des données, le DPO doit pouvoir maitriser le langage informatique mais aussi savoir le vulgariser auprès de vos équipes.
- Organisationnel : véritable conseiller, le DPO doit être en mesure de prodiguer les bons conseils en matière de rédaction, publication et mise en application des procédures. Il doit également être capable d’informer sur les bonnes pratiques à suivre en cas de contrôle de la CNIL.
#2 Cibler un service avec une expertise dans différents secteurs
B2B ou B2C, secteur public ou privé, TPE ou grand groupe…Tous les organismes ne sont pas soumis aux mêmes contraintes et aux mêmes difficultés dans le cadre de leur mise en conformité RGPD. Pour vous assurer un accompagnement de qualité, privilégiez un prestataire qui connait votre domaine d’activité, ou bien, qui a l’habitude et l’expertise pour traiter une pluralité de sujets.
#3 Choisir un DPO qui prend en charge la sous-traitance
Qu’il soit interne ou externe, il est recommandé d’opter pour un DPO à même de vous conseiller sur la protection de vos propres données, mais également capable de vous guider dans la gestion des risques liés à la sous-traitance.
#4 Favoriser une équipe disponible, transversale et pédagogue
Lorsqu’un DPO est externalisé, l’organisme prestataire dédie généralement plusieurs consultants différents à un même projet. Avant de faire votre choix, il faut donc vous assurer de la disponibilité de l’équipe, mais aussi de sa transversalité. Grâce à cela, vous augmentez vos chances de bénéficier de l’expertise nécessaire au moment où vous en avez besoin.
Également, un sujet technique comme la protection des données demande des capacités d’adaptation et de vulgarisation de la part de l’équipe du DPO. Véritable service d’accompagnement, un DPO externalisé vise à vous rendre de plus en plus autonome dans la protection des données et la mise en conformité RGPD. La sensibilisation de vos collaborateurs doit ainsi être pensée en fonction des besoins, des habitudes et de la maturité de l’organisation. Veillez donc à choisir un service qui intègre des formations susceptibles d’être comprises et appréciées par vos collaborateurs.
#5 Vérifier que le service est bien outillé
Pour pouvoir travailler, un DPO doit maitriser certains outils et savoir recommander celui ou ceux qui s’adaptent le mieux à vos besoins. Un bon DPO externalisé doit ainsi pouvoir vous proposer des outils :
- Adaptés aux enjeux de la mise en conformité : traçage des violations de données ou encore remplissage du registre de traitement facilité… Pour être efficaces, les outils proposés doivent répondre aux enjeux du RGPD.
- Variés : pour une utilisation optimale, le DPO doit vous proposer des outils différents susceptibles de mieux répondre à vos besoins spécifiques et à votre activité.
- Collaboratifs : dans l’idéal, les outils apportés par le DPO vous offrent une marge d’action importante mais qui puisse être surveillée à tout moment par le délégué à la protection des données. A terme, ce système bénéficie à votre prise d’autonomie.
#Bonus : Préférer un prestataire qui propose aussi une offre RSSI externalisé
Pour garantir la protection des données, il est nécessaire de pouvoir assurer la sécurité des données. Il est donc conseillé aux organismes soumis au RGPD de s’appuyer sur deux prestataires différents :
- Un DPO chargé d’auditer la situation et de recommander les bonnes pratiques à mettre en place pour se conformer au RGPD en matière de traitement des données.
- Un RSSI ou CISO responsable de la sécurité du système d’information et donc, de la sécurité des données.
Dposystem by Netsystem : un DPO externalisé sur-mesure
Pour vous aider dans votre démarche de mise en conformité, Netsystem vous propose un modèle unique de DPO externalisé avec un centre de service de ticketing disponible 24h/24. Son approche à la fois juridique et technique assure la mise en place et le maintien en continu de votre mise en conformité à travers 3 phases de déploiement après l’audit de votre situation :
- Une phase de lancement qui englobe la désignation du DPO auprès de la CNIL, une réflexion autour de l’audit réalisé et l’établissement d’un plan avec les sujets prioritaires à traiter.
- Une phase de build qui consiste à construire le socle de conformité le plus complet possible via l’identification des traitements, la rédaction et diffusion des procédures, ou encore la mise en conformité du site internet.
- Une phase de run qui assure le maintien de la mise en conformité sur le long terme, notamment via la mise à jour de la cartographie des traitements.
Formés aux meilleurs outils en matière de protection des données, nos consultants (certifiés) conjuguent expertise et écoute pour vous proposer un accompagnement sur-mesure qui vise votre prise d’autonomie et votre montée en compétences en matière de protection des données. Et pour compléter cette démarche, nous vous proposons également un service de RSSI externalisé. De quoi protéger l’intégralité de votre organisation : de vos traitements de données jusqu’à votre cybersécurité ! Contactez-nous pour en savoir plus !
