Pour les entités traitant des données à caractère personnel, l’obligation de désigner un DPO fait partie des mesures obligatoires édictées par le RGPD. En tant que responsable de la protection des données, celui-ci doit être capable de mobiliser des compétences plurielles pour répondre aux obligations des instances. Ainsi, devant la variété et l’ampleur des missions, s’appuyer sur une assistance au DPO s’avère souvent nécessaire. Explications !
Le DPO : une fonction indispensable
Depuis 2018, le RGPD dispose que toutes les entités qui traitent régulièrement des données à caractère personnel de résidents européens nomment un délégué à la protection des données. Conformément aux exigences du RGPD, le DPO fait ainsi office de référent en matière de protection des données au sein de l’organisme.
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A ce titre, le DPO est chargé d’effectuer différentes missions :
- Gérer la mise en œuvre de la conformité : la mission essentielle du DPO consiste à orchestrer les actions nécessaires pour garantir la conformité RGPD de l’organisme, tout en préservant la sécurité des données personnelles.
- Sensibiliser et former les équipes : pour être effective, la protection des données demande une implication de tous les membres de l’organisation investis dans le traitement des données à caractère personnel. Le DPO doit s’assurer que les collaborateurs sont sensibilisés et formés aux bonnes pratiques.
- Communiquer avec la CNIL : le DPO fait office d’interface entre l’entité qu’il gère et la CNIL, l’institution référente en matière de protection des données.
DPO : pourquoi se faire accompagner ?
Lorsqu’il est internalisé, le DPO est bien souvent désigné parmi les membres déjà présents dans l’organisme. Pourtant, il arrive régulièrement que cette personne ne dispose pas des connaissances suffisantes pour mener à bien toutes ses missions – et c’est bien normal, cette fonction exige des compétences pluridisciplinaires pointues ! Dans ce cas-là, il est conseillé de mettre en place une assistance au DPO.
#1 Pour s’assurer de répondre aux obligations légales
Si nommer un DPO est une première étape essentielle pour répondre aux obligations édictées par le RGPD, elle n’est malheureusement pas suffisante pour que l’organisme soit conforme. En effet, les entités concernées par le règlement sont soumises à différentes injonctions que le DPO doit faire respecter.
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Le délégué à la protection des données doit notamment aider l’entité concernée à répondre au principe d’accountability. Ce concept, défini par la CNIL, désigne « l’obligation pour les organisations de mettre en œuvre des mécanismes et des procédures internes permettant de démontrer le respect des règles relatives à la protection des données. » Cela signifie que toute entité doit non seulement agir en vue de protéger ses données mais également être capable de justifier les mesures mises en œuvre. Cette injonction demande donc au DPO d’assurer un suivi minutieux et régulier des procédures prises en matière de protection des données, par exemple en encadrant la rédaction et la mise à jour d’un registre de traitement.
Pour rappel : les organismes qui ne respectent pas les règles établies par le RGPD s’exposent à des sanctions :
- Financières : la CNIL peut prononcer des amendes administratives qui, selon la catégorie de la défaillance, peuvent aller jusqu’à 4% du chiffre d’affaires annuel mondial de l’organisme concerné.
- Pénales : en cas de discrimination, de mise en danger ou de mesures de protection insuffisantes, les responsables risquent jusqu’à 5 ans d’emprisonnement.
- Administratives : le non-respect des réglementations peut entrainer une mise en demeure de l’organisme et/ou une suspension temporaire du traitement des données.
Pour éviter les sanctions, les organismes ont donc tout intérêt à faire vérifier leur conformité par des experts RGPD.
#2 Pour bénéficier de différentes expertises
Se faire accompagner est primordial pour bénéficier de différentes expertises RGPD. En effet, pour être efficace à tous les niveaux, le responsable de la protection des données doit disposer de compétences :
- Juridiques : pour se conformer aux exigences du RGPD, le DPO doit être doté d’une solide expertise juridique. Il doit par exemple être en mesure de rédiger et gérer les clauses de partage des données.
- Techniques : le délégué à la protection des données doit – dans une certaine mesure – maitriser les outils et les processus techniques permettant d’assurer la conformité de l’organisation. Une connaissance en sécurité des systèmes d’information et une maitrise du langage informatique sont donc primordiales.
- Organisationnelles : le DPO doit être capable d’encadrer la rédaction, la publication et la mise en application des procédures relatives à la protection des données au sein de l’organisation.
Il est rare que les DPO internes possèdent une expertise à la fois juridique, technique et organisationnelle. C’est pourquoi, se faire accompagner sur tout ou partie des missions s’avère souvent indispensable.
#3 Pour garantir la conformité de l’organisme sur le long terme
Augmentation des risques cyber, digitalisation des processus, injonction de transparence… Dans le paysage numérique actuel, la protection des données est un défi qui doit être sans cesse actualisé en fonction des nouvelles normes et des nouvelles menaces. Par conséquent, pour être efficace, le DPO doit maintenir une veille constante afin d’être averti des dernières obligations juridiques, mettre à jour ses connaissances en matière de protection des données, et surtout, assurer la conformité RGPD de l’organisme sur le long terme. Néanmoins, effectuer une telle veille demande du temps et des canaux d’information fiables. C’est pourquoi, il est conseillé de confier – ou du moins de partager – cette surveillance avec des experts.
DPO : comment se faire accompagner ?
Vous l’aurez compris, il est rare qu’un DPO interne dispose de suffisamment de temps, compétences et formations pour mener à bien toutes les missions qui lui incombent. Heureusement, de plus en plus d’experts en conformité RGPD proposent une assistance personnalisée au délégué à la protection des données.
C’est notamment le cas de Netsystem – cabinet spécialisé dans la protection des données – via son offre Support DPO. Ce support personnalisé permet au DPO de renforcer ses compétences en matière de protection des données, tout en assurant la conformité de son organisme.
Grâce à notre centre de services disponible 24/24, bénéficiez de conseils d’experts qualifiés dans différents domaines relatifs à la mise en conformité. Nous mettons également à votre disposition un consultant référent qui assurera le suivi régulier des missions du DPO afin de garantir votre conformité.
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